Politique de confidentialité JCOMIA

1. Responsable du traitement

La présente politique de confidentialité explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre du site internet JCOM EDITION, des formulaires de contact, des demandes d’information, des demandes de démonstration, des logiciels JCOM EDITION et des services associés.

Les logiciels et services JCOM EDITION sont édités par :

J-COM
SAS, société par actions simplifiée au capital social de 10 000,00 €
Siège social : 13 C Grande Rue de Marosse, 71370 Saint-Germain-du-Plain, France
SIREN : 889 070 579
SIRET siège : 889 070 579 00020
TVA intracommunautaire : FR33889070579
RCS : 889 070 579 R.C.S. Chalon-sur-Saône

Ci-après dénommée « J-COM ».

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter J-COM par l’intermédiaire de la page Contact du site JCOM EDITION.

2. Services concernés

La présente politique s’applique notamment :

au site internet JCOM EDITION ;

aux pages de présentation des logiciels JCOM EDITION ;

aux formulaires de contact ;

aux demandes d’information ou de démonstration ;

aux échanges avec J-COM dans le cadre du support, de l’abonnement, d’un projet logiciel ou de la relation commerciale ;

aux logiciels édités par JCOM EDITION, notamment Facture Labo, Flux Labo, Production Labo, Commande Labo et Connexion Labo ;

aux développements sur mesure réalisés par JCOM EDITION ;

à JCOMIA, l’assistance par intelligence artificielle associée aux logiciels JCOM EDITION.

Selon le logiciel ou le service utilisé, certaines données peuvent être traitées directement dans l’environnement du client, sur un serveur, dans une application locale, dans une application en ligne ou dans un outil d’assistance associé.

3. Données collectées

Selon l’utilisation du site, des logiciels ou des services JCOM EDITION, J-COM peut être amenée à collecter ou traiter les données suivantes :

nom et prénom ;

nom du laboratoire, du cabinet, de l’entreprise ou de l’organisation ;

adresse professionnelle ;

adresse email ;

numéro de téléphone ;

fonction ou rôle professionnel ;

SIREN, SIRET, numéro de TVA ou informations administratives ;

données de connexion aux services ;

informations nécessaires à la création du compte utilisateur ;

informations liées à l’abonnement, à la facturation et au paiement ;

messages envoyés via les formulaires de contact ;

demandes d’information, de démonstration ou de support ;

échanges avec J-COM dans le cadre de la relation commerciale ou technique ;

données techniques nécessaires au fonctionnement, au support, à la maintenance ou à la sécurité des services ;

données saisies dans les logiciels JCOM EDITION selon le service utilisé, notamment clients professionnels, cabinets dentaires, bons de livraison, devis, bons d’essayage, factures, avoirs, catalogue, matériaux, lots, tarifs, documents professionnels, travaux, statuts, collaborateurs, commandes, fichiers ou informations nécessaires au fonctionnement du logiciel ;

questions, messages, demandes ou échanges adressés à JCOMIA dans le cadre de l’assistance par intelligence artificielle.

Le laboratoire, le cabinet ou l’entreprise utilisateur reste responsable des données qu’il saisit dans les logiciels, notamment lorsqu’il renseigne des informations relatives à ses propres clients, patients, travaux, documents professionnels ou fichiers.

Pour certains logiciels locaux ou hybrides, certains fichiers ou traitements peuvent rester dans l’environnement informatique du client. J-COM n’a pas vocation à collecter systématiquement ces fichiers, sauf lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service, à une demande de support, à une sauvegarde, à une synchronisation prévue ou à une transmission expressément réalisée par le client.

4. Données liées à JCOMIA

JCOMIA est l’assistance par intelligence artificielle associée aux logiciels JCOM EDITION.

Dans le cadre de son fonctionnement, JCOMIA peut traiter :

les questions posées par les utilisateurs ;

les messages échangés avec l’assistance ;

le nom du logiciel concerné ;

le contexte nécessaire à la compréhension de la demande ;

les informations utiles pour guider l’utilisateur dans l’utilisation du logiciel ;

les éléments transmis volontairement par l’utilisateur dans sa question.

JCOMIA n’est pas un simple chatbot généraliste. Elle est conçue pour connaître le fonctionnement du logiciel concerné, ses fonctionnalités et ses procédures, afin de répondre aux questions des utilisateurs, les guider pas à pas et les aider à résoudre leurs difficultés avant même d’avoir besoin de contacter la hotline.

Les utilisateurs doivent éviter de transmettre à JCOMIA des données personnelles inutiles, des informations sensibles ou des données confidentielles qui ne seraient pas nécessaires à la résolution de leur demande.

Lorsque JCOMIA est utilisée dans le cadre d’un logiciel sur mesure, l’assistance peut être adaptée au fonctionnement spécifique de la solution concernée.

5. Finalités du traitement

Les données sont utilisées pour les finalités suivantes :

répondre aux demandes de contact, d’information ou de démonstration ;

gérer la relation commerciale avec les clients et prospects ;

créer et gérer les comptes utilisateurs ;

permettre l’accès aux logiciels et services JCOM EDITION ;

assurer le fonctionnement des logiciels ;

établir les factures d’abonnement, de prestation ou de développement ;

assurer le support, la maintenance et l’assistance aux utilisateurs ;

permettre l’utilisation de JCOMIA dans le cadre de l’assistance par intelligence artificielle ;

améliorer la qualité des logiciels, des services et de l’assistance ;

permettre la création, la gestion ou le traitement des documents professionnels dans les logiciels concernés ;

gérer les projets de développement sur mesure ;

assurer la sécurité des services, des accès et des données ;

prévenir les abus, fraudes, erreurs ou accès non autorisés ;

respecter les obligations légales, comptables et fiscales de J-COM.

Les données ne sont pas utilisées à des fins incompatibles avec ces objectifs.

6. Base légale des traitements

Les traitements de données peuvent être fondés, selon les cas, sur :

l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour fournir l’accès aux logiciels, traiter une demande de démonstration, établir une proposition commerciale ou réaliser un développement sur mesure ;

l’obligation légale, notamment pour la conservation des documents comptables, fiscaux ou de facturation ;

l’intérêt légitime de J-COM, notamment pour assurer la sécurité des services, le support, la maintenance, l’amélioration des logiciels, la gestion de la relation commerciale et la prévention des abus ;

le consentement de l’utilisateur, notamment pour certains cookies, traceurs, communications ou traitements lorsque celui-ci est requis.

7. Rôle de J-COM et du client utilisateur

Pour les données relatives à la relation commerciale entre J-COM et le client, J-COM agit en qualité de responsable du traitement.

Pour les données saisies par le client dans les logiciels concernant ses propres clients, patients, travaux, documents, fichiers, factures, bons de livraison, commandes ou informations professionnelles, le client demeure responsable du traitement.

Dans ce cadre, J-COM agit comme prestataire technique ou sous-traitant au sens du RGPD, dans la limite des opérations nécessaires au fonctionnement, à la maintenance, à l’assistance, à la sauvegarde, à la sécurisation ou à l’évolution du service.

Le client utilisateur est responsable de la licéité des données qu’il saisit, de l’information des personnes concernées lorsque cela est nécessaire, et du respect de ses propres obligations professionnelles, réglementaires et légales.

8. Données sensibles et données de santé

Les logiciels JCOM EDITION sont destinés à des usages professionnels dans le domaine dentaire, notamment auprès des laboratoires de prothèse dentaire.

Selon l’utilisation faite par le client, certaines informations saisies dans les logiciels peuvent concerner des travaux dentaires, des codes patients, des documents professionnels ou des éléments liés à l’activité du laboratoire.

Le client utilisateur doit veiller à ne saisir que les données nécessaires à son activité et à respecter ses propres obligations en matière de confidentialité, de secret professionnel, de protection des données personnelles et, le cas échéant, de données de santé.

J-COM recommande de limiter autant que possible la saisie de données directement identifiantes lorsqu’un code, une référence interne ou une information moins identifiable permet d’atteindre le même objectif.

9. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles uniquement aux personnes et prestataires ayant besoin d’y accéder pour les finalités décrites ci-dessus.

Cela peut inclure :

les personnes habilitées au sein de J-COM ;

les prestataires techniques intervenant pour l’hébergement, la maintenance, la sécurité ou le fonctionnement des services ;

les prestataires intervenant dans le fonctionnement de JCOMIA ou d’outils d’assistance associés ;

les prestataires de paiement, le cas échéant ;

les prestataires d’emailing ou de messagerie, lorsque cela est nécessaire ;

les conseils de J-COM, notamment comptables, juridiques ou techniques ;

les autorités administratives, judiciaires ou fiscales lorsque la loi l’exige.

J-COM ne vend pas et ne loue pas les données personnelles de ses utilisateurs.

10. Hébergement et sécurité

J-COM met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, l’altération, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

l’utilisation d’une connexion sécurisée HTTPS/SSL ;

des accès protégés par identifiant et mot de passe ;

des restrictions d’accès aux seules personnes autorisées ;

des sauvegardes techniques ;

des mises à jour et mesures de maintenance ;

une surveillance raisonnable de la sécurité des services ;

des mesures de cloisonnement ou de limitation d’accès selon les logiciels concernés.

L’utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Il doit informer rapidement J-COM en cas de perte, de vol, de suspicion d’accès non autorisé ou d’utilisation frauduleuse de son compte.

11. Conservation des données

Les données sont conservées pendant une durée limitée, adaptée à la finalité du traitement.

À titre indicatif :

les données de contact sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande ;

les données liées à un compte client sont conservées pendant la durée d’utilisation du service ou de l’abonnement ;

les données nécessaires à la facturation et à la comptabilité sont conservées pendant les durées légales applicables ;

les données techniques de sécurité peuvent être conservées pendant une durée limitée afin d’assurer la sécurité du service ;

les données saisies dans les logiciels sont conservées pendant la durée d’utilisation du service, sauf demande d’export, de suppression ou obligation légale contraire ;

les échanges avec le support ou avec JCOMIA peuvent être conservés pendant une durée nécessaire au traitement de la demande, à l’amélioration de l’assistance, à la sécurité ou à la preuve du service rendu.

Après la résiliation d’un abonnement ou la fin d’un service, le client est invité à récupérer ou exporter ses données lorsque cela est applicable. Certaines données peuvent être conservées temporairement pour des raisons techniques, de sécurité, de sauvegarde, de preuve ou d’obligation légale.

12. Récupération et suppression des données du client

Le client utilisateur reste propriétaire des données qu’il saisit dans les logiciels JCOM EDITION.

Sur demande, J-COM peut permettre l’export des données essentielles du client dans un format exploitable, notamment sous forme de fichiers CSV, d’archive de sauvegarde ou d’un autre format disponible selon les possibilités techniques du logiciel concerné.

La récupération des données ne comprend pas la fourniture du code source, des éléments techniques internes, des scripts, des modules, des modèles, des paramètres internes ou de l’architecture du logiciel, qui restent la propriété de J-COM.

Sur demande du client et sous réserve des obligations légales de conservation, J-COM pourra supprimer ou anonymiser les données concernées.

13. Données de paiement

Lorsque le paiement est effectué par carte bancaire, prélèvement, virement ou par l’intermédiaire d’un prestataire de paiement, les informations de paiement sont traitées par le prestataire concerné ou par les établissements bancaires impliqués.

J-COM ne conserve pas les numéros complets de carte bancaire, sauf si cela est techniquement prévu par un prestataire de paiement sécurisé et conforme aux règles applicables.

Les données relatives aux paiements sont utilisées uniquement pour la gestion de l’abonnement, de la facturation, des prestations, des développements sur mesure et du suivi comptable.

14. Cookies et traceurs

Le site JCOM EDITION peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son bon fonctionnement.

Certains cookies peuvent être nécessaires pour :

assurer le fonctionnement du site ;

sécuriser la navigation ;

mémoriser certains choix techniques ;

permettre l’accès au compte utilisateur lorsque cette fonctionnalité existe ;

améliorer l’expérience de navigation.

Le site peut également utiliser des outils de mesure d’audience ou de publicité, tels que Google Analytics, Google Ads ou des outils équivalents, lorsque ceux-ci sont activés.

Lorsque la loi l’exige, les cookies non essentiels, notamment les cookies publicitaires ou de mesure d’audience non exemptés, sont soumis au consentement préalable de l’utilisateur.

L’utilisateur peut à tout moment modifier ses préférences de cookies depuis le bandeau ou le module prévu à cet effet, lorsque celui-ci est disponible, ou depuis les paramètres de son navigateur.

15. Publicité et mesure d’audience

J-COM peut utiliser des services tiers tels que Google Analytics, Google Ads ou des outils équivalents pour mesurer l’audience du site, comprendre l’utilisation du service ou diffuser des campagnes publicitaires.

Ces services peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires, sous réserve du consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est nécessaire.

Les données collectées par ces services sont traitées selon leurs propres politiques de confidentialité.

16. Transfert hors Union européenne

Certains prestataires techniques utilisés par J-COM peuvent être situés en dehors de l’Union européenne ou faire appel à des infrastructures internationales.

Lorsque des données sont transférées hors de l’Union européenne, J-COM veille à ce que des garanties appropriées soient mises en place conformément au RGPD, lorsque cela est nécessaire.

17. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, les personnes concernées disposent, selon les cas, des droits suivants :

droit d’accès ;

droit de rectification ;

droit à l’effacement ;

droit à la limitation du traitement ;

droit d’opposition ;

droit à la portabilité ;

droit de retirer leur consentement lorsque le traitement est fondé sur celui-ci.

Ces droits peuvent être exercés en contactant J-COM par l’intermédiaire de la page Contact du site JCOM EDITION.

Pour des raisons de sécurité, une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

J-COM répondra aux demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

18. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données n’est pas conforme à la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, la CNIL.

19. Confidentialité des mots de passe

Les mots de passe ne sont pas communiqués par téléphone.

En cas d’oubli du mot de passe, l’utilisateur doit utiliser la procédure de réinitialisation prévue par le logiciel ou le service concerné, via l’adresse email associée à son compte lorsque cette fonctionnalité est disponible.

J-COM ne demandera jamais à un utilisateur de communiquer son mot de passe par email ou par téléphone.

20. Propriété des logiciels et développements

Les logiciels JCOM EDITION, leurs interfaces, leurs codes sources, leurs modules, leurs scripts, leurs architectures, leurs documentations techniques, leurs méthodes de fonctionnement, leurs développements sur mesure et leurs évolutions restent la propriété de J-COM, sauf stipulation contractuelle contraire expressément convenue par écrit.

L’utilisation d’un logiciel, d’un service ou d’un développement sur mesure ne transfère aucun droit de propriété intellectuelle au client, en dehors du droit d’utilisation accordé dans les conditions prévues contractuellement.

21. Modification de la politique de confidentialité

J-COM se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution du site, des logiciels, des services, de JCOMIA, de la réglementation, des outils utilisés ou de l’organisation technique de JCOM EDITION.

La version applicable est celle publiée sur le site ou communiquée au client au moment de l’utilisation du service.

Dernière mise à jour : juillet 2026.